Feuille de route
Numériser ses justificatifs de frais
Tickets de train, factures de matériel, reçus de repas : numérisés au fil de l'eau, ils ne se perdent plus avant le passage chez l'expert-comptable. Ce pas à pas s'appuie sur le scanner Ricoh ScanSnap iX1300 pour les reçus et sur le carnet Rocketbook Core pour les notes de frais écrites à la main.
Matériel
Avant de commencer
- Un scanner Ricoh ScanSnap iX1300 relié en USB ou en Wi-Fi
- Le logiciel ScanSnap Home installé sur l'ordinateur
- Un carnet Rocketbook Core et l'application Rocketbook
- Les justificatifs du mois, rassemblés dans une enveloppe
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Étape 1 : Préparer un dossier par mois
Créez sur l'ordinateur ou dans le stockage en ligne un dossier par mois, avec un sous dossier par type de dépense : transport, repas, matériel, abonnements.
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Étape 2 : Trier les justificatifs par taille
Séparez les feuilles A4, à passer dans le chargeur, des petits reçus et des cartes, à passer un par un par l'entrée frontale.
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Étape 3 : Numériser les feuilles en recto verso
Placez jusqu'à 20 feuilles A4 dans le chargeur et lancez la numérisation recto verso depuis ScanSnap Home. Le mode Best numérise à 300 dpi selon Ricoh.
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Étape 4 : Passer les petits reçus par l'entrée frontale
Glissez les tickets et reçus un par un dans l'entrée frontale Return Scan, prévue pour les reçus, les cartes plastiques et les documents épais.
Attention. Ricoh indique un format minimal de 50,8 x 50,8 mm : un ticket plus petit se scanne posé sur une feuille ou se photographie.
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Étape 5 : Numériser les notes de frais manuscrites
Pour un trajet ou un repas noté à la main dans le Rocketbook Core, photographiez la page avec l'application Rocketbook et envoyez-la vers le dossier du mois.
Attention. N'effacez la page avec le chiffon humide qu'une fois le fichier arrivé dans le bon dossier.
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Étape 6 : Nommer et classer chaque fichier
Renommez chaque fichier avec la date, le fournisseur et le montant, puis rangez-le dans le bon sous dossier. Le calculateur de TJM du site aide ensuite à estimer les frais annuels à couvrir.
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Étape 7 : Garder les originaux et demander la règle
Rangez les papiers numérisés dans l'enveloppe du mois. La durée de conservation des justificatifs et la valeur d'une copie numérique se vérifient auprès d'un expert-comptable.
Attention. Ne jetez aucun original avant d'avoir eu cette confirmation.
Vérifier le résultat
Chaque justificatif du mois a un fichier lisible, nommé avec sa date, son fournisseur et son montant, rangé dans le bon sous dossier ; les originaux sont dans l'enveloppe du mois.
Le matériel de cette feuille de route
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Sources
Rédigé par la rédaction de Freelicious.